Privatlivsbeskyttelsespolitik for Keystone Investment Management A/S

Dataansvarlighed

Keystone behandler persondata for både vores medarbejdere, vores kunder og lejerne i de ejendomme, vi forvalter. Vi har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller, hvordan vi behandler data. Vi betragter os som helt eller delvist dataansvarlige i alle tilfælde, idet der i visse tilfælde vil være tale om delt dataansvar. I de tilfælde udarbejdes der en aftale mellem Keystone og den pågældende leverandør, hvori ansvar og forpligtelser fastlægges. Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af personlig data, er:

Keystone Investment Management A/S
CVR: 32318827
Havnegade 25, 2. sal
1058 København K

I tilfælde af spørgsmål kontakt os på mke@keystoneim.dk.

Behandling af persondata

Vi anvender persondata i forbindelse med vore lejere i en af de ejendomme, som forvaltes af Keystone. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til vores daglige forvaltning af ejendommene og servicering af lejerne heri.

De data, vi anvender, omfatter:

– Almindelige persondata, eksempelvis navn, adresse, telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og kontakt-e-mailadresse

– CPR-nummer og fotodokumentation i.f.m. legitimation ved kontraktindgåelse

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette.
Eksempler herpå kan være:

– I forbindelse med en lejesag og lignende

– Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav

– Opfyldelse aflovkrav

– Salg af en ejendom, hvor persondata bliver tilgængeligt i et datarum til brug for due diligence

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere persondata løbende.

Da vores service er afhængig af, at data er korrekte og opdaterede, beder vi om oplysninger løbende om relevante ændringer i data. Eventuelle ændringer bedes meddelt for så vidt angår lejere til Taurus Ejendomsadministration A/S på reception@taurus.dk med anførsel af lejemålsnummer. Øvrige samarbejdspartnere bedes meddele evt. ændringer på Udlejning@Keystoneim.dk.

For at sikre kvaliteten af data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af persondata.

Vi sletter persondata, når den ikke længere er nødvendig at opbevare.

Vi har som udgangspunkt brug for persondata for at kunne forvalte vore kunders ejendomme. Det er et lovligt formål. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente persondata, indhenter vi evt. samtykke.

Samtykke er frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage ved at henvendelse til Keystone.

Vi videregiver persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse.

Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, underretter vi de involverede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Rettigheder

Alle, som Keystone opbevarer persondata om, har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler, hvor de stammer fra, hvad vi anvender dem til, og hvor længe vi opbevarer dem.

Vi undersøger i så fald om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Alle kan gøre indsigelse mod Keystones behandling af egne persondata. Hvis indsigelsen er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen heraf.

København, den 26. november 2020